西安铁路职业技术学院档案管理办法

 

（试行）

 

 

第一章 总 则

 

第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为师生、学院建设发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）等法规，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学院在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案是记录和反映学院建立、建设与发展过程的载体，是学院师生员工劳动和智慧结晶，是评估学院教学工作质量、评价科研成果、考核教师、专业人员以及编写校史的重要依据，具有十分重要的凭证和参考作用。

第四条 档案工作必须纳入学院总体发展规划和年度计划。按照《高等学校档案管理办法》要求，学院对党群、行政、学生、教学、科研、基建、财会、设备、声像、实物等“十大类”档案，采取由学院办公室档案科集中统一管理模式。

第五条 学院档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学院和社会的需要。

 

第二章 管理体制及职责

 

第六条 学院档案工作由院长领导，受上级有关部门的指导、监督与检查。

第七条 学院设置档案科，隶属学院办公室。其职责是：

（一）宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》，拟定学院档案工作计划，负责全院档案工作的监督和指导；

（二）制定和组织实施学院档案工作的规章制度，确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容，履行依法治档职责。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学院的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研档案参考资料，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；

（五）负责建立健全学院档案工作网络，组织全院专、兼职档案人员的业务学习和培训，做好档案人员的年度考核工作；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案学术研究和交流活动；利用档案开展多种形式的宣传教育和咨询活动，发挥档案的文化教育功能；

（八）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作；

（九）完成上级主管部门和学院交办的其他工作。

第八条 各院部、处室负责人是部门档案工作的第一责任人。各部门明确1-2名兼职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作，按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

第九条 档案工作人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

 

第三章 档案管理

 

第十条 建立、健全档案工作的借阅、检查、安全保密和考核制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。

第十一条 学院对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议和重大活动的文件、记录；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议和重大活动的文件、纪录；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括学院在教学管理、教学实践、教学研究等各个环节中形成的不同载体的材料。主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等材料。

（五）教科研类：主要包括学院在教科研工作中，从立项开始直至成果推广应用的全过程中形成的文字、图表、数据、照片、声像等材料。

（六）基本建设类：主要包括学院在新建、改建、扩建、维修等工程项目中形成的具有凭证、参考价值的材料。

（七）财会类：主要包括学院会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等在会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期参考价值和凭证作用的材料。

（八）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（九）声像类：主要包括以感光和磁性为载体，以影像和声音为主要反映方式，并辅有文字说明的、能反映学院各方面活动的重大事件以及学院面貌的影片、录像、照片、录音、磁带（盘）等声像材料。

（十）实物类：主要包括学院在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。如奖牌、奖杯、牌匾、锦旗，名人为学院所作字、画，作废的印章。

第十二条 归档要求

（一）实行档案材料形成部门立卷的归档制度。各部门兼职档案员应按照归档范围和要求，遵循纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷、件，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门分管档案工作的负责人检查后向档案科移交。移交档案必须履行手续，填写“档案移交清单”，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。

（二）归档的文件材料应是原件，且齐全完整，归档的案卷质量应符合规定的质量标准。

（三）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。禁止使用字迹不牢固的铅笔、圆珠笔和质地次劣的纸张、磁盘、光盘等载体。

（四）归档材料符合档案管理要求。

第十三条 档案材料归档时间

（一）党政类以及能按自然年度归档的文件资料应在次年6月底前完成归档；

（二）教学类以及能按教学年度归档的文件资料应在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档；

（四）仪器设备类在开箱验收后归档；

（五）财务部门的会计档案，在本部门保留3年，期满当年6月底前向档案科移交。

第十四条 要按照高校档案管理相关规定，结合学院实际，编制学院《各类档案归档范围和保管期限表》（见附件），对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。

第十五条 要采用有效的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第十六条 学院与其他单位分工协作完成的项目，档案科应当保存一套完整档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交档案科保存。

第十七条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，本着自愿的原则，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案部门捐赠有价值档案的，学院予以奖励。

第十八条 建立健全档案库房管理制度，档案库房要有防盗、防火、防潮、防高温、防强光、防鼠、防虫、防尘等措施，确保档案的安全。对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当及时向主管领导报告，及时处理。

第十九条 认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第四章 档案的利用

 

第二十条 按照《档案法》的规定，学院档案应向全院以及全社会开放属于开放范围的档案。

第二十一条 学院各部门或个人因工作、学习需要借用档案，必须出示有效证件，严格履行查（借）阅手续。档案、资料严格控制外借，查阅档案限在借阅室。特殊情况需外借时，需填写《档案原件借用申请单》，经学院办公室批准，办理借出手续，限期（一般不超过一周）归还。档案科应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，当事者要写出书面报告，报请学院处理。

第二十二条 外单位查阅、利用本院档案，应持其单位介绍信、工作证或身份证，经学院办公室批准后，在借阅室查阅。

第二十三条 涉及专利或成果转让等档案，应经档案形成部门或者本人同意，必要时报请档案工作主管院长审查批准。需要利用的档案如果涉及重大问题或者国家秘密，除经档案主管院长批准外，还应经学院保密工作部门批准。重要、珍贵档案，一般不提供原件。

第二十四条 编制必要的检索工具，提供档案目录、档案室指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究其责任。

第二十五条 档案科是学院出具档案证明的唯一机构。加盖档案科公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十六条 档案科应根据学院和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学院教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

 

第五章 条件保障

 

第二十七条 档案工作所需经费应列入学院预算，保证档案工作的需求。

第二十八条 学院提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十九条 学院配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保证档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

 

第六章 档案的鉴定和销毁

 

第三十条 档案保管期限分为：永久、定期30年、定期10年，确定的原则是：

（一）凡是记述和反映学院主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是记述和反映学院一般职能活动，在相当长时期内对学院工作有查考利用价值的档案，列为定期30年保管；

（三）凡是在较短时期内学院需要查考利用的档案，列为定期10年保管。

第三十一条 档案科要定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作要在档案工作的主管院长领导下，由档案科组织相关部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存毁意见。

第三十二条 销毁档案，要由鉴定小组写出报告，编制清册，报主管院长批准后方可进行。销毁时要指定专人监销，严防失密。销毁后应报上级主管部门备案。

第三十三条 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

 

第七章 奖励与处罚

 

第三十四条 对专兼职档案人员和立卷归档部门，按其职责与要求，实行年度考核，对先进部门和个人给予表彰或奖励。对不能按时完成立卷归档任务的部门和个人当年不得评为任何先进。

第三十五条 有下列行为之一的，学院要对直接负责人和其他责任人依纪给予处分；构成犯罪的，送交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

 

第八章 附则

 

第三十六条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起施行。