1

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本院的，则永久保存）      

长期      

党委办公室      

2

党委会、党委扩大会、党群例会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件      

永久      

党委办公室      

3

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久      

党委办公室      

4

党委印发的以及转发上级机关决定、办法、指示、转批、通报和通知等文件      

永久      

党委办公室      

5

党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料      

永久      

党委办公室      

6

党委领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿      

永久      

党委办公室      

7

党委大事记      

永久      

党委办公室      

8

党群系统启用印章的文件和印模      

永久      

党委办公室      

9

党群系统重要统计材料      

永久      

党委办公室      

10

党委保密工作的有关文件      

永久      

党委办公室      

11

重要的群众来信来访及处理材料      

永久      

党委办公室      

12

党委收文、发文登记本      

长期      

党委办公室      

1

上级纪委关于纪检、监察、审计工作的文件      

长期      

监察审计处      

2

学院纪检、监察、审计工作规章制度      

长期      

监察审计处      

3

纪检、监察、审计工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计      

永久      

监察审计处      

4

纪委会议记录、纪要      

长期      

监察审计处      

5

学院下发的纪委文件      

长期      

监察审计处      

6

党员受到警告（不含）以上处分、复查材料、党员处分、复查材料      

长期、短期      

监察审计处      

7

群众来信来访及处理意见      

长期、短期      

监察审计处      

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、      

长期      

组织部      

2

学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及机构设置、变动的报告及决定、批复      

永久      

组织部      

3

处科级及以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)

永久      

组织部      

4

处科级及以上干部名册      

永久      

组织部      

5

党员名单，吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料、发展新党员、预备党员转正的名册      

永久      

组织部      

6

学院党内统计报表      

永久      

组织部      

7

学院党校教学活动记录，学员名册      

长期      

组织部      

1

上级关于宣传、统战工作的文件      

长期      

宣传部      

2

学院宣传、统战工作的计划、决定、报告、通知、总结      

永久      

宣传部      

3

学院重大活动的剪报及图表      

永久      

宣传部      

4

统战工作情况调查、典型材料、统计报表      

永久      

宣传部      

5

学院被选的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料      

各民主党派成员和负责人名册及有关材料      

永久      

宣传部      

6

宣传、统战工作重要会议记录      

长期      

宣传部      

1

上级有关工会工作的文件      

长期      

院工会      

2

院工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计      

永久      

院工会      

3

会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话大会发言等文件)

长期      

院工会      

4

工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料；工会委员会会议记录、纪要      

长期      

院工会      

5

会员名册，基层工会干部名册      

长期      

院工会      

6

上级及学院有关妇女工作文件材料      

长期      

院工会      

7

工会大事记      

长期      

院工会      

1

上级有关共青团工作的文件      

长期      

院团委      

2

学院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久      

院团委

3

团委工作计划、报告、总结及规章制度      

永久      

院团委

4

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料，表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料      

长期      

院团委

5

团员名册，团干部名单      

长期      

院团委

6

批准入团、离团材料及名单，处分团员的材料及复查材料      

长期      

院团委

7

学生社团活动、社会实践有关材料，由团委牵头进行的重大活动的有关材料，团委大事记      

长期      

院团委

1

上级有关高校行政管理的综合性文件      

长期      

学院办公室      

2

全院性的规章制度、校务公开实施方案、监督方案      

永久      

学院办公室      

3

学院年度、学期工作计划、报告、总结      

永久      

学院办公室      

4

院长办公会会议记录、纪要      

永久      

学院办公室      

5

全院工作会议、行政会议记录      

长期      

学院办公室      

6

院领导在校内会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿      

长期      

学院办公室      

7

学院教育事业规划、计划及上级批复      

永久      

学院办公室      

8

学院评估材料      

永久      

评估与建设办公室      

9

学院向上级的请示及其批复（批复的则永久保存）      

短期      

学院办公室      

10

各部门的请示及学校的批复(分类立卷)

长期      

学院办公室      

11

有关全院性工作的调查材料和经验总结      

永久      

学院办公室      

12

学年报表及综合统计      

永久      

学院办公室      

13

启用印章的文件及印模      

永久      

学院办公室      

14

学院历史沿革、大事记、简报、信息、动态      

永久      

学院办公室      

15

校史工作材料      

永久      

学院办公室      

16

校友工作材料、校庆工作材料      

长期      

学院办公室      

17

应急预案突发事件过程中形成的文件      

短期      

学院办公室      

18

系、部工作计划、总结，规章制度，党政联席会议记录、纪要      

长期      

各系部      

19

系、部开展各种学术活动的文件      

长期      

各系部      

20

系、部与国内单位协作的材料      

长期      

各系部      

1

上级机关有关人事工作的文件      

长期      

人事处      

2

学院人事工作的规章制度      

长期      

人事处      

3

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复      

永久      

人事处      

4

学院机构设置、变化的文件材料      

永久      

人事处      

5

人事处权限内的干部任免文件及名册      

永久      

人事处      

6

表彰工会先进集体个人的材料、名单      

长期      

院工会      

7

受处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料      

长期      

人事处      

8

师资培养文件（含出国进修）      

永久      

人事处      

9

教职工考核材料      

长期      

人事处      

10

人事统计报表      

永久      

人事处      

11

教职工名册      

永久      

人事处      

12

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）      

永久      

人事处      

13

教职工工资调整材料、名册      

长期      

人事处      

14

教职工转正定级材料      

长期      

人事处      

15

教职工校内调动材料      

长期      

人事处      

16

教职工的录用、调入的有关材料      

长期      

人事处      

17

教职工调出的有关材料      

长期      

人事处      

18

教职工援外和支援边远地区材料      

短期      

人事处      

19

教职工退休后重新工作的材料      

长期      

人事处      

20

使用临时工有关材料      

长期      

人事处      

1

上级有关安保工作的文件      

长期      

安全保卫处      

2

学院安保工作方面的规章制度      

长期      

安全保卫处

3

学院安保工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表      

永久      

安全保卫处

4

师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复      

长期      

安全保卫处

5

要害部门的保卫、消防工作材料      

长期      

安全保卫处

6

上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件      

长期      

安全保卫处

7

统计年报及重要报表      

长期      

安全保卫处

8

安保工作大事记      

长期      

安全保卫处

1

上级有关后勤服务工作的文件      

短期      

后勤服务      

中心      

2

后勤各类规章制度、工作计划、报告      

长期      

后勤服务      

中心      

3

学院土地证、房产证      

永久      

后勤服务      

中心      

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结      

长期      

后勤服务      

中心      

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料      

长期      

后勤服务      

中心      

6

伙食管理的有关材料      

短期      

后勤服务      

中心      

7

校园绿化工作的有关材料      

短期      

后勤服务      

中心      

8

上级有关医疗工作的文件      

短期      

后勤服务      

中心      

9

学院医疗室规章制度      

长期      

后勤服务      

中心      

10

关于爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件      

长期      

后勤服务      

中心      

11

师生员工健康状况调查材料及统计表      

永久      

后勤服务      

中心      

12

学院计划生育工作文件及领取独生子女证名册      

长期      

后勤服务      

中心      

1

上级有关图书工作的文件      

长期      

图书馆      

2

图书规章制度      

长期      

图书馆      

3

图书工作计划、报告、总结      

长期      

图书馆      

4

图书概况、发展规划、及统计年报      

永久      

图书馆      

5

图书部门与校外交流的有关材料      

长期      

图书馆      

6

服务指南      

永久      

图书馆      

7

图书、文献招标材料（标书、评标材料合同等）      

短期      

图书馆      

8

上级检查、评估图书管理工作有关文件      

长期      

图书馆      

1

上级关于教育技术网络管理工作的相关文件      

长期      

现教中心      

2

工作规章制度、条例      

长期      

现教中心

3

工作计划、报告、总结、请示、批复等材料      

长期      

现教中心

4

校园网的规划、设计材料      

永久      

现教中心      

5

校园网络建设工作统计材料，校园网络建设工作大事记      

长期      

现教中心      

6

校园网络安全与环境安全建设的文件材料      

长期      

现教中心

1

上级有关离退工作的文件      

长期      

离退管理处      

2

离退处规章制度      

长期      

离退管理处

3

教职工离休、退休的文件及有关荣誉证书授予工作的材料      

长期      

离退管理处

4

教职工退职、离职和出国的有关材料      

永久      

离退管理处

1

上级有关学生工作的文件      

长期      

学生工作部      

2

学院有关学生工作的文件      

永久      

学生工作部      

3

学生高中学籍档案      

短期      

各系部      

4

入学登记表、体检表      

短期      

各系部      

5

学生手册      

长期      

学生工作部

6

学生参加城镇医疗保险名单      

长期      

学生工作部

7

毕业生登记表      

短期      

各系      

1

上级下达的有关教学工作的文件材料      

长期      

教务处      

2

学院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法      

永久      

教务处

3

学院教学管理工作的规章制度、调研报告、总结      

永久      

教务处

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料      

永久      

教务处

5

非学历教育的培训班、进修班材料      

长期      

继续教育学院土木工程系      

6

网络学院各类教学与管理材料      

长期      

继续教育学院      

7

统计报表      

永久      

教务处      

8

学生运动会材料      

长期      

基础部      

1

上级有关招生工作的文件材料      

长期      

招生办      

2

招生工作制度计划、生源计划      

长期      

招生办      

3

新生录取名册      

长期      

招生办      

4

招生宣传、简章、招生工作总结      

短期      

招生办      

1

新生入学登记表      

永久      

各系部      

2

学生学籍卡片      

永久      

教务处      

3

学生成绩总册      

永久      

教务处      

4

在校学生名册      

永久      

学生工作部      

5

学生学籍变更材料（升级、留学、休学、复学、转学、退学）      

长期      

教务处      

6

学生奖励、处分材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

长期      

学生工作部

7

有关学生的勤工俭学、奖学金、助学金评定办法及名册      

长期      

学生工作部

8

毕业证办理名册      

长期      

教务处      

9

重修重考学生名单      

长期      

教务处      

1

专业教学计划、教学大纲      

长期      

教务处      

2

学期授课计划      

长期      

教务处      

3

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料      

短期      

教务处      

1

上级有关专业（学科）设置及实验（实训）室建设的文件材料      

长期      

教务处、      

计划财务处      

2

专业（学科）、实验（实训）室建设论证、评估申报、审批材料      

永久      

教务处、      

计划财务处      

3

省级、国家级重点专业、实训基地申报、审批材料      

永久      

教务处、      

计划财务处

4

重点专业、实验（实训）室建设材料      

永久      

教务处、      

计划财务处

5

专业（学科）、实验（实训）室建设统计报表      

长期      

教务处、      

计划财务处

1

上级有关就业工作的文件材料      

长期      

就业指导      

中心      

2

校企合作协议      

永久      

就业指导      

中心      

3

就业指导工作计划、总结      

长期      

就业指导      

中心      

4

毕业生就业派遣名册      

永久      

就业指导      

中心      

5

派遣证领取签收册      

长期      

就业指导      

中心      

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料      

长期      

就业指导      

中心      

1

自编、主编教材      

长期      

教科研处      

2

各系各专业使用教材目录      

长期      

教科研处      

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集      

长期      

教科研处      

4

其它有保存价值的自编参考资料      

短期      

教科研处      

1

上级关于科研、出版、学会工作的综合性文件      

长期      

教科研处      

2

评选先进科技工作者的文件材料      

长期      

教科研处      

3

教科研成果汇编、年报      

长期      

教科研处      

4

学术委员会成员名单      

长期      

教科研处      

5

科研工作规章制度      

长期      

教科研处      

6

标志性科研成果材料      

长期      

教科研处      

1

开题报告与课题调研论证材料      

长期      

教科研处      

2

任务书、合同、协议书      

永久      

教科研处      

3

课题研究计划、设计      

长期      

教科研处      

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告      

短期      

教科研处      

5

课题投资和预决算材料      

短期      

教科研处      

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含相关键配方、工艺流程及综合分析材料）      

永久      

教科研处      

2

数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。      

永久      

教科研处      

3

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）      

永久      

教科研处      

4

研究工作阶段小结、年度报告      

长期      

教科研处      

5

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等      

样品、标本等实物的目录      

永久      

教科研处      

1

研究报告、研制报告      

永久      

教科研处      

2

论文专著      

永久      

教科研处      

3

工艺技术报告      

永久      

教科研处      

4

技术诀窍报告      

永久      

教科研处      

5

专家评审意见      

永久      

教科研处      

6

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）      

长期      

教科研处      

7

鉴定证书      

永久      

教科研处      

8

课题工作总结      

长期      

教科研处      

1

科研成果登记表      

永久      

教科研处      

2

科研成果报告表      

永久      

教科研处      

3

科研成果奖励申报与审批材料      

永久      

教科研处      

4

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件      

永久      

教科研处      

5

专利申请书或证书原件      

永久      

教科研处      

1

上级有关基建工作的文件      

长期      

基建处      

2

基建工作规章制度      

长期      

基建处      

3

基建工作计划、总结、简报      

长期      

基建处      

4

基建工作总体规划      

永久      

基建处      

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表      

永久      

基建处      

6

基建工程财务预、决算      

长期      

基建处      

7

学院总体规划、设计总平面图      

永久      

基建处      

8

水、电、气管道分布图      

永久      

基建处      

9

地质勘探、地形测量材料      

永久      

基建处      

1

项目建议书及上级批复      

永久      

基建处      

2

可行性研究报告      

永久      

基建处      

3

项目评估      

永久      

基建处      

4

环境预测、调查报告      

永久      

基建处      

5

设计任务书及计划任务书      

永久      

基建处      

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录化验试验报告、重要土、岩样及说明      

永久      

基建处      

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录      

永久      

基建处      

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料      

永久      

基建处      

1

初步设计      

永久      

基建处      

2

技术设计      

永久      

基建处      

3

施工图设计      

短期      

基建处      

4

技术秘密材料、专利文件      

永久      

基建处      

5

设计计算书      

长期      

基建处      

6

关键技术实验      

永久      

基建处      

7

总体规划设计      

永久      

基建处      

8

设计评价、鉴定及审批      

长期      

基建处      

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书      

永久      

基建处      

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件      

永久      

基建处      

3

施工执照      

永久      

基建处      

4

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书      

永久      

基建处      

5

产权证书      

永久      

基建处      

1  土地施工文件      

（1）      

开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要      

短期      

基建处      

（2）      

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺      

长期      

基建处      

（3）      

原材料及构件出厂证明、质量鉴定      

长期      

基建处      

（4）      

建筑材料实验报告      

长期      

基建处      

（5）      

设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批      

永久      

基建处      

（6）      

土建施工定位测量地质勘察      

永久      

基建处      

（7）      

土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图      

永久      

基建处      

（8）      

隐蔽工程验收记录      

永久      

基建处      

（9）      

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告      

永久      

基建处      

（10）      

分项、分单位工程抽量检查、评定      

长期      

基建处      

（11）      

交工验收记录证明      

长期      

基建处      

（12）      

竣工报告、竣工验收报告      

永久      

基建处      

2  设备及管线安装施工文件      

（1）      

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要      

短期      

基建处      

（2）      

设备变更、工程变更洽商单、材料、零部件、设备代用      

长期      

基建处      

（3）      

焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录      

长期      

基建处      

（4）      

隐蔽施工检查验收记录      

长期      

基建处      

（5）      

强度、密闭性试验报告      

长期      

基建处      

（6）      

设备调试记录      

短期      

基建处      

（7）      

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告      

长期      

基建处      

（8）      

系统调试、实验记录      

长期      

基建处      

（9）      

管线清洗、通水、清毒记录      

短期      

基建处      

（10）      

管线标高记录、坡度测量记录      

长期      

基建处      

（11）      

中间交工验收记录证明、工程质量评定      

长期      

基建处      

（12）      

竣工报告、竣工验收报告      

长期      

基建处      

3   电气、仪表安装施工文件      

（1）      

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审      

短期      

基建处      

（2）      

设计变更、工程更改洽谈单、材料、零部件、设备代用审批      

长期      

基建处      

（3）      

调试、整定记录      

长期      

基建处      

（4）      

性能测试和校核      

长期      

基建处      

（5）      

施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告      

长期      

基建处      

（6）      

操作、联动实验      

短期      

基建处      

（7）      

电气装置交接记录      

短期      

基建处      

（8）      

中间交工验收记录、工程质量评定      

长期      

基建处      

（9）      

竣工报告、竣工验收报告      

长期      

基建处      

1

竣工验收报告      

永久      

基建处      

2

全都竣工图纸      

永久      

基建处      

3

质量评审材料      

永久      

基建处      

4

工程现场声像材料      

永久      

基建处      

5

竣工验收会议决议文件      

永久      

基建处      

1

财务计划、年度计划      

短期      

基建处      

2

工程概算、预算、决算      

永久      

基建处      

3

主要材料消耗、器材管理      

短期      

基建处      

4

交付使用的固定资产      

永久      

基建处      

1

上级有关财务会计工作的文件材料      

永久      

计划财务处      

2

学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件      

30年      

计划财务处      

3

学院基金管理工作文件      

短期      

计划财务处      

4

有关财务管理方面的其他文件材料      

10年      

计划财务处      

5

财会档案保管清册      

永久      

计划财务处      

6

财会档案销毁清册      

永久      

计划财务处      

1

会计凭证      

15年      

计划财务处      

2

学院基金各种原始凭证、记账凭证      

15年      

计划财务处      

3

会计拨款凭证及其他会计凭证      

15年      

计划财务处      

1

银行日记帐      

25年      

计划财务处      

2

总帐      

25年      

计划财务处      

3

明细分类、分户账或登记簿      

25年      

计划财务处      

4

现金出纳账、银行存款账      

25年      

计划财务处      

1

决算报表      

永久      

计划财务处      

2

预算报表      

短期      

计划财务处      

3

工资表      

永久      

计划财务处      

1

上级有关仪器、设备的政策、实验室建设管理方面的文件      

长期      

计划财务处      

2

学院仪器、设备管理的规章制度      

长期      

计划财务处

3

学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案      

长期      

计划财务处

4

学院仪器、设备管理方面的文件材料      

长期      

计划财务处

1

招标文件      

长期      

计划财务处

2

上级或主管领导批复和准购批示      

长期      

计划财务处

3

中标通知书      

长期      

计划财务处

4

订购合同      

长期      

计划财务处

5

验收单及其他竣工材料      

长期      

计划财务处

注      

仪器设备类10万元以上（含十万元）的设备需归档      

1

记录学院党政工团、教育教学，以及上级领导、外宾、兄弟院校、社会各界友好人士来访等重大活动的影音光盘、数据盘、数码照片光盘，纸质照片及其他载体档案（如签名簿等）      

永久      

现教中心      

1

省级以上表彰的奖牌、奖杯、牌匾、锦旗      

永久      

各部门      

2

市级以上表彰的奖牌、奖杯、牌匾、锦旗      

长期      

各部门      

3

名人为学院场所作字、画      

永久      

各部门      

4

作废的印章      

永久      

各部门