学院收发室是学院公用信件、外来包裹、汇款和各种报刊、杂志以及机密文件收发的总窗口，为了搞好收发工作，特制定学院收发室管理制度：

一、学院收发室负责全院师生员工挂号信件、汇款、公文、包裹等的签收、登记工作。工作中应积极宣传并组织好报刊订阅，认真做好全院师生所需报刊的征订工作。

二、收发室工作人员必须以对学院高度负责的态度，不断提高业务水平和工作能力，认真细致地做好收发工作，收发工作既要坚持原则，又要做到主动热情、耐心、周到；工作时不得做与工作无关的事。

三、收发室工作人员对特快邮递、挂号、包裹等要件，要坚持造册登记，做到报纸、杂志、公文、信件、汇款、包裹等无丢失，无差错。

四、收发室工作人员对公函、报刊、杂志、师生员工个人普通信件要发放到指定信箱；学院或个人的重要邮件签收后，要及时公告或通知有关部门及个人领取。

五、领取邮件的人员，必须凭借单位的证明或个人的有效证件（身份证、工作证、学生证等）领取，无证明或证件的不得领取。对地址不详的挂号邮件，收发人员应立即帮助查阅，尽快核对后发给收件人；对无法查实的邮件应尽早退回邮政部门处理。对因证件不全、地址不详等原因不予发放的邮件，教职工和学生不得强行要求领取，工作人员要依据工作制度予以耐心解释。

六、重要邮件原则上不得过夜，因特殊情况没有及时领取的，应妥善保管。

七、对机要邮件的领取、邮寄、投送和内部机密、秘密刊物的递送，做到专人专送，准确无误。

八、工作人员要有高度的政治敏感性和警惕性，对可疑信函要做到及时发现、及时妥当处理；未经允许与工作无关的人员不准进入收发室。

九、收发人员不得将学院或教职工订阅的私人报刊、杂志带回家，不准借他人翻阅；严禁私拆他人信件、私揭他人邮票、私自投放广告。

十、保持各校区收发室之间的信息互通；保持办公室的整洁及有序工作，塑造良好的办公环境和服务形象。