为进一步促进我院行政管理工作规范化，提高科学决策水平，通过召开院长办公会议，推进学院各项工作高效优质运转，依据高等学校有关政策法规，特制定本规则。

第一章  总则

第一条　院长办公会是学院领导集体研究重要行政事项的会议。

第二条　院长办公会由院长或受院长委托的副院长召集并主持。

第三条　院长办公会参加人员为领导班子成员，工会主席和学院办公室主任为固定列席人员，其他列席人员由会议主持人根据议题确定。

第四条　院长办公会须有过半数参加人员出席方可召开。

第五条  根据有关规定，实行回避制度。

第二章  议题

第六条  议事范围

1.传达和研究贯彻上级的重要指示和决定，研究学院党委有关决议的组织实施。

2.审议学院发展建设规划、专业设置、重点学科和师资队伍建设规划。

3.审议学院改革方案。

4.审议年度和学期行政工作计划、总结、招生计划以及报请上级的重要报告和请示。

5.审定学院教学、科研和行政管理等方面的具体规定及实施方案。

6.审议学院经费预决算和重大经费开支项目。

7.审议学院行政管理机构，决定有关人事调整事项。

8.审议师生员工重要的奖励和严重违纪的行政处理。

9.讨论决定行风、政风、行政监察、校务公开方面的重要问题。

10.研究决定学院德育工作的重要问题。

11.外事工作和重大活动、接待任务的安排。

12.听取有关部门的重要工作汇报。

13.讨论决定日常行政工作中的其他重要问题。

14.研究需提交党委会决定的行政工作中重大问题和重要事项、方案。

15.院长认为有必要提交办公会研究的其他事项。

第七条  议题准备

1.凡拟提交会议研究的重大问题，需经过调查研究，科学论证，提出书面意见后，方能作为议题提交会议研究。

2.凡需会议审议并作决定的议题，提请部门必须提出解决的建议方案；有些重要问题，需提交两个以上方案供领导决策参考，并以书面形式对不同的建议方案进行比较说明。

3.提请审议的议题若涉及其它职能部门的职权范围，提请部门应事先征询有关部门意见，努力使各方达成共识后再提请上会。如不能取得一致意见的，提请部门应列出各方理据，提出建设性意见。

4.有国家、省、市法律、法规、政策依据，或学院已有条规或者曾作出过决定的，应与议题及方案一并上报。

5.上述材料由提请部门呈分管领导审阅，由分管领导签署拟同意上会的意见后，交院办检查是否完整齐备，若符合要求，再呈院长审批。凡不符合要求的上报议题，材料应补齐，否则不安排上会，若因此影响工作，由提请部门自行负责。

6.经院长批准上会的议题材料，由提请部门按出（列）席领导人数（一般为10份，）备齐交学院办公室。

7.会议不审议临时动议。

第三章  议事程序

第八条　院长办公会按通知拟定的议题议事，若确有紧急议题，须征得会议主持人同意，方可研究。

第九条　每个议题，一般先由提出议题的院领导作出说明，必要时再由有关部门主要负责人报告情况，然后展开讨论。在到会人员充分发表意见的基础上，由院长或院长指定的会议主持人作出明确决定。对一时不能统一意见的事项，一般情况下应暂缓决定，并有明确说明。会议决定的事项，须明确主办部门和协办部门。学院办公室负责对议决结果作记录。

第四章 决议的传达与督办

第十条　院长办公会议定的事项，由学院办公室会后（根据需要）撰写会议纪要，经学院办公室主任核稿、院长签发后下发；对不需要下发纪要的，可用“西安铁路职业技术学院院长办公会决定事项通知单”将有关事项通知相关部门。

第十一条　会议议定事项由有关单位落实，学院办公室负责督办。议定事项的办理情况和结果，由学院办公室定期向院领导作出汇报。

第五章  会议纪律

第十二条　院长办公会是院领导的主要工作例会, 与会人员应在会前妥善安排工作，按通知要求参加会议；因特殊原因确不能到会者，要于会前向会议主持人请假；会议期间不会客、不处理其它事务；如对议题有意见或建议，可在会前提出。

第十三条　建立候会制度。除会议参加人员和固定列席人员外，其他与会人员，应按学院办公室通知的时间按时候会，在讨论相关议题时与会。

第十四条　与会人员必须严格执行保密制度。会议的议决事项，除按规定履行职能及授权传达者外，其他与会人员无权外传会议议决情况。会议讨论过程中所涉及的不同意见不得外传，违者将追究相关责任。

第六章 附则

第十五条　会议的会务工作由学院办公室负责，包括拟制议题、制发通知、进行会议记录、起草会议要求制发的文件等。会议记录由学院办公室指定专人负责。

第十六条　本规则自公布之日起施行，解释权属学院办公室。

附件：1.西安铁路职业技术学院会议议题申报单

2.西安铁路职业技术学院院长办公会通知单

 

附件1：

西安铁路职业技术学院会议议题申报单
申报部门：         主汇报人：      申报时间：    年  月  日
会议名称	院长办公会议□   月工作例会□   专项问题会议□
议题名称
建议列席 部门及人员
会签部门 意   见
分管领导 意    见
办公室 办理意见
院长意见
说明：1.需上会讨论的议题请在征求分管领导意见后，提前3-5日内报学院办公室。议题单为一题一份，可到学院办公室网站下载(下载地址：http://www.xatzy.cn/xxbgs/gzzd.asp)。 2.“会签部门意见”栏，应由议题相关部门负责人填写意见并签名。

附件2：

西安铁路职业技术学院

院长办公会通知单

 

时间
地点
主 要 议 题
会议记录人				会议通知人
通知时间