一、学院的各类文件、资料分别由办公室、教务处、学生处管理、建档。

二、文档分类与归档内容

（一）行政类

1．上级机关发来的与学院有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2．学院的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议简报、会议记录等。

3．学院的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录及统计报表。

4．学院有关干部任免的文件材料以及关于教职工奖励、处分的文件材料。

5．学院的历史沿革、大事记及反映学院教育工作重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（二）教学类

1．教学计划与教学大纲。

2．学期教学计划与任课教师安排。

3．教师聘任材料。

4．教育科研成果。

5．各种教学文件、教学规章及教学检查总结材料。

6．各专业课程试题库。

7．考试试卷。

8．学生成绩册。

9．教材征订材料与教材供应协议。

（三）招生类

1．招生文件。

2．招生计划申报材料。

3．招生宣传材料。

4．新生录取花名册。

5．招生工作总结。

6．学院与有关单位签订的联合办学协议书及备案材料。

（四）毕业生类

1．毕业生工作计划与总结。

2．毕业生花名册。

3．毕业生学籍表。

4．毕业生质量跟踪调查材料。

三、上级来文由办公室及时送达有关领导阅示、处理，而后归类存档，文档存放要设立案卷类目。

四、文档管理人员要熟悉文档内容，要编写检索工具，以便查阅。

五、凡需查阅档案资料者，外单位必须持介绍信，证明其身份和查阅目的，经院领导批准后方可查阅；本院各部门则必须办理登记手续。

六、档案原件一般不得外借，特殊情况需要借出的档案、资料，必须经主管领导批准。严格办理借阅登记手续，要限期归还，超期者应另行办理手续。归还时，要认真清点，发现问题，及时处理，要及时办理注销登记手续。

七、严守档案资料机密，凡需摘录或复制档案、资料，须经主管领导批准。

八、查阅档案、资料者，要爱护档案，严禁在档案、资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取和污损。