档案移交接收制度

为规范我院档案移交接收工作，确保档案的真实、完整、可用和安全，按照《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）相关规定，结合我院实际，特制定本制度。

一、档案资料移交范围：各院部、处室在工作活动中形成的对学生、学院和社会具有保存（查考）价值的文件和多媒体材料等，均应由本部门兼职档案员按照《西安铁路职业技术学院档案归档范围和保管期限表》（西铁院〔2013〕 37号）收集、整理、立卷，经验查合格后按规定及时向学院办公室档案科移交。

二、档案资料移交时限：每年3月至6月接收上一年度党群档案、行政档案、学生档案、科研档案、财会档案；每年9月至12月接收上一年度教学档案；全年接收校区的基建档案、设备档案、实物档案和声像档案。（基建项目的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的3个月归档。）

三、档案资料的接收检查：为保证移交档案资料的质量，学院办公室档案科有关人员应对立卷部门兼职档案员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档文件材料进行案卷质量检查。对于不合格的归档文件材料提出的改正要求，由兼职档案员改正后再办理移交手续。

四、档案资料的交接手续：具体实施档案交接时，必须履行交接手续。双方填写“档案移交清单”，一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。