第一章总则

第一条为使学院公文处理工作科学化、制度化,提高公文处理工作的效率和公文质量,特制定本办法。

第二条学院行政公文，是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条行政各系、教学部、各部门负责人要高度重视公文处理工作，配备专人员具体负责公文处理工作。学院办公室是学院公文处理的管理部门，主管学院的公文处理工作，并对各部门、各系的公文处理进行检查、指导。

第二章公文种类

第七条学院公文常用种类有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤消下属单位不适当的决定事项。

（二）决议

适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

（三）公告

适用于向院内外宣布重要事项。

（四）通知

适用于批转下属单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下属单位办理和需要存关单位周知或执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下属单位的请示事项。

（九）规定

适用于对特定范围内的工作和事务制度具体约束力的行为规范。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属单位之间相互相商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十三）议案

适用于学院及院内各部门、各系向同级教职工代表大会、党员代表大会提请审议事项。

第三章公文格式

第六条公文通常由文头、文干和文尾等三部分组成。

第七条公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头，一般套红印制)、发文字号、签发人等。

一、学院文件版头的主要形式及适用范围：

（一）“中共西安铁路职业技术学院委员会”版头，主要适用于印发学院党委的决定，以学院党委名义下发的综合性通知、工作安排、党的组织和党员管理的规章制度，向上级党委的请示、报告等。

（二）“西安铁路职业技术学院”版头，主要适用于印发学院决定，以学院名义下发的综合性通知、工作安排等；常设或临时学科（专业）的设置、调整方案；院级表彰奖励和惩处；学院行政管理的各项规章制度；向上级机关的请示、报告；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级领导和学院领导的重要讲话；启动或废止院内有关单位的印章等。

（三）“西安铁路职业技术学院办公室文件”版头，主要适用于根据学院党委及行政授权，传达或发布事项，转发部门或专门委员会的重要工作安排,发布办公室职权范围内的事项。

（四）“西安铁路职业技术学院纪律检查委员会文件”、“西安铁路职业技术学院工会委员会文件”的版头，主要适用于发布学院纪委、工会的重要事项、工作部署和规章。

（五）“西安铁路职业技术学院会议纪要”版头，主要适用于记载和传达党委会、校长办公会等会议情况及决定事项。

二、发文字号包括发文单位的代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。

三、上行文应当注明签发人姓名。

第八条公文文干部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、落款（印章）、成文日期等。

（一）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（三）公文正文应按照行文关系、文种及拟文要求认真撰写。

（四）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称（“附件：1.XXX”），并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后可不再列述。

（五）落款。

1．党委公文必须落款，成文日期用数字并年、月、日标全。行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一般不署名称，只盖发文单位印章，署成文日期，成文日期用汉字并年、月、日标全。成文日期以负责人签发日期为准。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

2．当公文排版后所剩空白处不能容下印章量，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第九条公文文尾部分包括：附注、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期、打印人、校对人、印刷数量等。

（一）附注。公文如有附注(需要说明的其它事项)，应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。

（二）主题词。公文应当标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。

（三）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（四）印发单位和时间。在公文“抄送”（如无“抄送”在“主题词”）下一行，注明公文的印发单位和印发时间，印发时间以送印日期为准。

（五）打印人、校对人、印刷数量。在印发单位和时间下一行即公文的最后一行，应按照实际情况将打印人、校对人、印刷数量印制在公文的末尾。

第十条公文用纸一律使用国际标准A4型(210X297mm)，以学院名义的行文一律用红头西安铁路职业技术学院文件纸。

第四章字体及字号要求

第十一条一般公文正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行28个字。

第十二条如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开；如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

第十三条发文字号在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号不加“第”字。

第十四条上行文应标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第十五条公文标题位于红色横线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布并做到词意完整，排列对称，间距恰当。

第十六条标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识主送机关，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

第十七条公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。附件中，文字的字号可适当减小。

第十八条党委公文成文日期用数字且年、月、日标全；行政公文成文日期用汉字且年、月、日标全，零写为“○”；月份中不可以用“元月”。

第十九条公文如有附注，用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。内容为联系人（具体承办人）的姓名和电话。

第二十条“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1格。

第二十一条公文如有抄送机关，在主题词下1行左右各空1字，用3号仿宋体字标识。“抄送”后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

第二十二条印发单位位于抄送机关之下(无抄送机关时位于主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，必须是公文的制发单位。印发日期右空1字，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

第二十三条打印人、校对人、印刷数量位于公文的最后一行，左右各空1字均匀排列，使用小4号宋体字。

第二十四条页码用4号宋体阿拉伯数码标识，居中排布于页脚位置，首页不标识页码。

第五章行文规则

第二十五条行文应当确有必要，注重效用。

第二十六条党政公文要按党政系统分别报送。行政工作中的重要问题需同时报党委的，可报送学院办公室。

第二十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项应先报送主管部门处理。

第二十八条面向院内的重要行文，应当同时抄送上级机关。

第二十九条“请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请求事项。

第三十条书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档需要。

第六章发文办理

第三十一条发文办理指学院制发公文的过程。

（一）拟稿：拟稿人根据主管领导指示和有关工作要求，严格遵守公文撰写的规范，按期完成拟稿任务，并填写“西安铁路职业技术学院发文稿纸”。

草拟公文时注意：

1．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

2．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩的语句中作为语素的数字必须使用汉字外，其它均应使用阿拉伯数字。

（二）审核：拟稿人将拟好的文稿交本部门负责人审核，审核人应对公文的内容、文字、格式等进行认真的审查和核对并签署意见。审核重点是：是否符合国家政策、法令；是否符合公文要求、规定；所提出的要求措施是否具体可行；陈述的情况、数字是否准确无误等。

凡涉及几个部门工作的文稿或几个部门联合行文，需请各部门负责人分别签属意见。

（三）会签：凡涉及几个部门工作的文稿或几个部门联合行文以及上行文，必须由主管院领导进行“会签”。

（四）复核：文稿经“会签”后交学院办公室主任负责复核并签署意见。复核的要求是：1.是否符合公文处理程序；2.公文审批手续是否完备，是否会签，是否需要递交有关会议通过，是否需要报上级机关批准；3.和院内有关规定是否有矛盾或重复、脱节的地方；4.公文的规定、要求、措施是否有根据和符合实际；5.文字表达是否合乎语法要求，文体、格式是否符合公文规范等。

（五）签发：签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节，由学院领导代表学院在政策、内容、文字上对公文的正确性负完全责任。“签发”工作由学院“一把手”或主管领导完成。上行文必须由学院“一把手”签发，主管领导须在“会签”处签属意见。平行文和下行文由主管领导签发。

（六）编号、登记：学院办公室机要秘书对院领导签发的文稿按公文处理有关要求进行编号、登记。

（七）打印：编号登记后的文稿或电子版送文印中心打印或排版，而后由打字员及时通知拟稿人进行校对。

（八）校对：拟稿人应认真仔细地校对文稿，并使用国家出版、印刷部门统一规定的校对符号。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，应及时与拟稿人联系或请示领导解决，对校对中发现的一般性笔误，须作必要的修正，并在原稿处注明。

（九）缮印：校对修改、排版后的文件由学院办公室文字秘书审定后交由文印中心印制。

（十）用印、分发：所印文件用印后，由主办单位分发。

（十一）归档：拟稿单位应及时将文件底稿和纸制文件2份及电子版交学院办公室机要秘书处，以便收集整理、立卷归档。

第七章收文办理

第三十二条收文办理指收到公文的办理过程。学院各部门收到上级公文，应及时送交学院办公室登记、处理。学院办公室收到公文后，按下列程序办理：

（一）签收、启封、登记：由学院办公室机要秘书对外来公文及时拆封、清点，在检查无误并进行编号登记后，及时分发或送办公室主任提出拟办意见。

（二）分发：对属一般日常业务及有明文规定由哪个部门阅知的文件，办公室机要秘书可转交有关部门、系（院）办理。

（三）拟办：办公室主任收到文件后，对来文如何处理提出初步意见，而后由机要秘书送主管领导阅批或交有关部门、系（院）承办。

（四）批办：指院领导对公文如何处理所作的批示。

（五）承办：指承办部门按领导批示进行具体操作，包括办文、办事。承办部门在承办完有关事宜后，应及时在“文件传阅单”上注明处理结果。

（六）清退：指文件的承办部门对已办理完的文件按有关规定和上级所确定的时限要求，将其退还给办公室机要秘书或其他有关部门。

（七）归档：把办理完的文件及时归入相应卷宗中。

第三十三条各部门、各系（院）上报院党委、行政的请示、报告等应按下列程序办理：

（一）各部门、各系（院）向学院呈送请示或报告，可根据内容，先送相关职能部门，经部门领导签署意见后，呈送主管院领导签批。根据主管领导意见，再转其他院领导阅批(阅示)。凡主管领导提出需经党委或院长办公会议研究的，由学院办公室列入会议议程。上述请示、报告也可直接送学院办公室，由学院办公室按照上述程序呈送领导签批。

（二）一般院内请示、报告经领导签批后，视情况退职能部门或原请示、报告单位保存，以便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由学院办公室负责转送，必要时可以书面批复。

第三十四条各级领导签批意见时，不得使用铅笔和普通圆珠笔，要用碳素笔并签全名，写明签批时间，以便存档。

第三十五条文件的阅读范围要严格遵守有关规定。

第三十六条立好的案卷，应按有关规定，定期向档案保管部门移交。个人不得保存应存档的公文。

第三十七条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，销毁前有专人监督，确保不丢失、不漏销。

第八章附则

第三十八条本《办法》自发布之日起施行。

第三十九条本《办法》解释权归学院办公室。