第一章 总则
第一条 为了加强我院档案事业建设，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研和学院管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学院档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等规定精神并结合我院实际，特制定本办法。
第二条 我院档案是指全校师生员工的人事档案和学院在党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理、生产等活动中形成的有保存价值的文件材料（包括图纸、图表、文字、照片、影片、录音带、录像带、软盘、光盘）等。
第三条 我院的档案工作由分管校长领导，档案需要档案室人员专人具体负责。
第四条 我院档案室的基本任务是：
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；
2、规划全校的档案工作，制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
3、积累和管理学院的档案，保证档案的完整与安全；
4、履行档案行政管理职能，负责组织全院档案管理工作网络；
5、组织全院的人事、学生、教学、科研、财会、文书等所有档案资料的收集（征集）整理、分类、鉴定、统计、管理工作；
6、负责编辑各种档案资料和检索工具；
7、维护学院历史的真实面貌，积极开发档案的利用工作，发挥档案的原始凭证作用，使档案在学院作出各项决策时发挥依据和参考作用；
8、规划和实施档案管理信息化工作，负责档案信息现代化建设，积极开发信息资源；
9、负责对全院专(兼)职档案工作人员的业务培训；
10、开展档案工作的学术研究和交流活动。
11、保守档案机密，落实保护档案的“八防”措施；
12、开展档案政策、法规的宣传、教育工作，提高师生员工的档案意识；
13、完成上级领导交办的工作。
第二章 文件材料的归档、移交和接收
第五条 档案工作是学院的重要基础工作之一，也是展示学院教育质量和管理水平的真实历史记录。学院应把档案工作纳入学院整体发展规划、纳入管理制度、纳入学院有关各级领导及有关人员的职责范围和议事日程，及时研究和解决工作中的重大问题，使档案工作与学院各项工作协调发展；各单位要把各种文件材料的归档纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项教学、科研和管理活动，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第六条 档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作：
1、我院党政管理活动中的文件材料，应严格按照文书处理程序办理；文件办理完毕或告一段落后，承办人员应把原稿、正件及有关材料整理好，交文书人员保存，以便分类立卷归档；
2、各院（系）和教学管理部门要建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、归档制度。确保每一个教学年度、教学环节及随之进行的教学管理工作归档文件材料的完整、准确、系统；
3、在科学研究活动中，应做到下达任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上级登记和评审奖励科研成果与检查科技档案情况同步；
4、在基本建设中，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作同步。
第七条 我院各类档案文件材料的归档分类：
1、党政管理类
主要包括党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本院关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
2、教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）执行。
3、科研类
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
4、基本建设类
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
5、仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
6、产品生产类
主要包括学院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
7、出版物类
主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
8、外事类
主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
9、财会类
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。
以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第八条 凡需归档的文件材料，应按《归档文件整理规则要求》，以件为整理单位进行系统整理,编写页号，填写卷内目录，经档案管理人员检查后,由档案馆统一按《归档文件整理规则》要求进行分类、装订、编号、排列、编制目录和入柜。
第九条 对各类归档的文件材料，须按规定收集整理，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰、整洁，不得用易退色、易变质的材料，不得用金属物装订，以便长期保存。对所有需要归档的文件材料要及时向档案馆移交，任何单位和个人不得私自扣留和据为己有。
第十条 各类档案的保管期限
档案的保管期限分永久、长期和短期三种：
1、永久：凡是反映我校主要职能活动和基本历史面貌的，学院和社会需要长远利用的档案，应为永久保管。它主要有三部分：一是本校制定的重要文件材料；二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料；三是各种分类档案管理中，国家主管部门有明确规定的文件材料；
2、长期：凡是在相当长的时间内，本院需要查考利用的档案，应为长期保管。它主要有两部分：一是本院产生的，在相当长时间内各项工作需要查考利用的档案；二是上级领导部门和有关部门所发的与本校工作业务有关的比较重要的文件材料，其保管期限为十五年至五十年；
3、短期：凡是在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年（含十五年）。
第十一条 各种需要保密的档案在移交档案馆之前，由立卷单位将确定的密级用铅笔标明在案卷封面右上角。档案馆要会同校保密委员会及档案形成部门定期对档案的密级进行审查和调整，以便扩大利用面，交流档案信息。
第十二条 各类档案的归档时间：
1、党政部门和按年度归档部门，在次年四月底前完成归档；
2、教学部门和按年度归档的教学材料，应在次年四月底前完成归档；毕业生学籍成绩册于当年九月底前完成归档；本科生优秀毕业论文集于次学年十月底前完成归档工作；
3、科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内完成归档工作；
4、外事、出版、生产类资料于次年四月底前完成归档工作；
5、网络、供电、通讯、景点、绿化、排水等系统在项目完成并验收后有关图纸材料在两个月内完成归档工作；
6、人事档案有关部门在形成材料后一个月内完成归档工作；
7、学生的入党团材料、毕业材料、奖学金评定材料、奖惩材料、成绩表、学位审批表等，于六月十五日前完成归档工作；新生档案、新生体检表在九月底前完成归档工作；
8、当年的会计档案，在会计年度终了后，由财务处或本单位财务部门保管一年，期满后于次年四月底前全部移交档案馆保管。
第十三条 各立档单位向档案馆移交档案时必须办理交接手续。即填写档案移交目录一式两份，交接双方签字盖章。档案移交目录由档案馆和立卷归档单位分别保存。
第三章 档案的管理
第十四条 档案室应及时将收进的档案按照分类方法和编号方法进行分类编号并排列上架：
1、文书档案采用“保管期限——年度——机构”分类法分类，区分不同保管期限，件号按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内；
2、教学档案采用问题结合教学年度分类法分类，区分不同保管期限，案卷号以阿拉伯数字为代号，采用定期大流水的形式编号；
3、科技档案共分为六类，即科学技术类、基建类、后勤类、科技外事类、设备类、刊物类，用阿拉伯数字为代号和案卷序号。
4、会计档案采用年度———财会档案实体分类法分类，案卷号以阿拉伯数字为代号，采用定期大流水形式编号；
5、人事档案根据文件的性质、内容、名称等进行，把性质相同、内容上互有联系的集中在一起，不同的区别开来，分门别类地构成一个有机体系。
6、学生档案根据各级、各院、学生、学号分别整理编号排列入柜。
第十五条 档案归档后不得随意涂改。在校舍维修、扩建、改建工程中，对原设计有改动的，必须写出修改、补充报告（附图纸），经有关业务主管部门审核批准后，将修改、补充报告存入原档案内一并保管。
第十六条 会计档案归档后，原则上应当保持原卷的封装，个别需要拆封重新整理的应会同原立卷归档部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。有关档案室对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应报告有关领导严肃处理。
第十七条 档案室要定期对档案进行鉴定，鉴定工作在分管校长领导下，由档案室会同有关部门组成鉴定小组，全面审查、鉴定库存档案的保管期限。对已失去保存价值的档案要编造销毁清册，写出销毁报告，经有关部门同意，报分管档案工作的校长批准后，予以销毁。
第十八条 销毁档案时，档案室会同档案所属部门、审计部门共同派员监销，监销人员须在档案销毁清册上签字。销毁清册连同销毁报告永久保存。
第十九条 档案室应指定专人负责进行下列统计工作：
1、对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
2、按照有关规定，向省档案局报送档案工作基本情况统计报表。
第二十条 档案室各档案室管理人员应经常检查案卷情况，及时进行技术处理，对已破损和字迹褪色档案应及时修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。
第二十一条 档案室要建立、健全安全保密制度，查阅利用档案登记制度，并督促贯彻执行。要严防档案的损毁和泄密。库房内严禁吸烟和使用电炉等，要保持清洁，保持适当温度，并应有防盗、防火、防晒、防虫、防潮、防霉、防尘、防鼠等安全措施。要定期检查档案资料的保管情况，发现问题及时向领导报告，进行修理和完善。
第二十二条 各类档案管理人员要定期（一年两次）检查核对所管档案，作到账物相符。
第四章 档案的利用
第二十三条 档案属下列情况者应控制提供利用：
1、涉及党和国家秘密的；
2、涉及专利和技术保密的；
3、涉及个人隐私的；
4、档案部门规定限制使用的。
第二十四条 档案室提供利用档案应遵循如下规定：
1、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用无密级及未加限制使用的档案，并允许摘录和复制；
2、本校工作人员因工作需要可以直接查阅本单位所归档案，如涉及到有密级的或限制使用的档案时，须持本单位介绍信；
3、科研人员可以直接查阅或借用本课题组归档的科研档案。如涉及保密问题，须经课题组负责人签注意见；
4、查阅会计档案须经财会部门主管人员同意；
5、本校工作人员查阅非本单位归档的带密级的或限制使用的档案时，须持本单位介绍信，经立卷单位负责人同意；
6、档案只供在阅档室查阅，一般不外借。如有特殊情况必须借出时，须经档案馆负责人同意；借出档案要办理登记手续，借出时间一般不得超过三天，如因特殊原因不能按期归还者，应办理续借手续；
7、校外单位或个人查阅档案须持单位介绍信；查阅有密级的或限制使用的档案，要经有关部门同意，档案室领导批准；
8、港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍并按有关规定办理；
9、外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
10、未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；
11、凡摘抄、复制的档案须经核对并加盖档案室公章方能生效；复制档案一般由档案室指定专人负责办理，并按规定收费。
第二十五条 档案室应设立专门的阅档室并提供必要的检索工具。
第二十六条 凡查阅、外借、复制、摘抄涉及重大问题和重要秘密档案，须经主管校长批准。
第二十七条 查阅档案必须严格遵守查阅制度，维护档案的完整与安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改和转借。归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案者，应及时报告校领导研究处理。
第五章 鉴定和销毁
第二十八条 在主管院长领导下，由业务部门、保密委员会、档案室组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。
第二十九条 档案保管其期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：
1、凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。
2、凡是在一定时期学院进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。
3、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一律从长划定。
第三十条 销毁档案，应造册登记，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
第六章 档案工作人员
第三十一条 档案工作人员在办公室主任的领导下，负责学院档案工作。
1、执行、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法等。
2、制定学院档案工作计划、管理办法、规定等，负责学院档案室规范化、现代化建设工作。
3、负责学院形成的各种文件、材料的整理、立卷、归档工作，并向领导报告工作和报送统计报告等。
4、负责统一管理外来内定公文的登记、呈阅、归档、保管和借阅并做好有关信息反馈工作，认真执行保密、保卫规定，确保档案的齐全、安全。
5、负责办理领导交办的其他有关档案业务。
6、负责各会议室的安排及会议室的清洁工作。
第七章 附则
1、此办法由学院档案室负责解释。
2、此办法自发布之日起实行。
